Öppet landskap_webb.jpg

Samordnad varudistribution

2013 införde Ystads kommun tillsammans med Simrishamn och Tomelilla en ny affärsmodell för upphandling av produkter till kommunala verksamheter. Modellen skapades för att på ett bättre sätt tillgodose kommunernas behov. Modellen ger kommunerna betydligt större insyn och möjlighet att påverka framför allt transporter.

Samordnad varudistribution innebär att ansvaret för distributionen överförts från de enskilda varuleverantörerna till en externt upphandlad transportör/leverantör. Varuleverantörerna lämnar godset på en gemensam terminal där varorna rangeras och samlastas för distribution med ett fordon, vilket ökar fyllnadsgrad och därmed effektiviserar transporterna.

Leveranser sker i förutbestämda körslingor till beställande enheter på överenskommen leveransdag vid en fast tidpunkt för en ökad leveransprecision. Detta ger en ökad service och skolan, förskolan eller äldreboendet har möjlighet att schemalägga personal för att ta emot leveranser. Trafiksäkerheten ökar när betydligt färre tunga fordon behöver köra in på skolor och äldreboenden. Första året minskades antalet stopp till 125 verksamheter från 26 500 till 7 000, en minskning på 75 procent.

Transport– I och med samordningen får vi större men färre leveranser varje vecka. Leveranstiderna har blivit mer precisa vilket gör att vi kan planera vårt arbete på ett bättre sätt. Tidigare var de utspridda över hela dagen. Det är samma chaufförer som kör. Ibland blir det avvikelser men det brukar lösa sig då vi har ett gott samarbete med Akkafrakt och deras personal. Vi väldigt nöjda, säger Mats Nilsson på Köpingebro skola.

En annan fördel med modellen är att den öppnar upp för fler leverantörer att lämna anbud i de offentliga upphandlingarna. Med den traditionella affärsmodellen, med fri leverans, är transporterna ett handelshinder för mindre och medelstora företag. Dessa företag har kanske produkterna men man kan inte leverera till var och en som beställer eftersom mindre företag ofta saknar eget distributionskapacitet. Vår terminal där allt gods till alla beställare kanlämnas har alltså öppnat och tagit bort ett handelshinder för en större mångfald av leverantörer, däribland lokala företag.

Samordnad varudistribution finns i ett tiotal svenska kommuner men ser lite olika ut då den förädlats genom åren. 1999 var startskottet när Borlänge kommun övergick från den gängse affärsmodellen till samordning. Redan då såg man fördelarna med såväl minskade transporter som en ökad möjlighet för fler leverantörer att delta i offentlig upphandling. Växjö var nästa kommun som 2010 bidrog med nästa viktiga utvecklingssteg genom att införa e-handel ihop med samordningen. Ett utvecklingssteg som visat sig vara avgörande för att nå kostnadseffektivitet med samordningen.

När så Ystads, Tomelilla och Simrishamns kommuner tog beslut på att införa samordningen så valde man att förädla modellen ytterligare genom att även lägga till transportplanering i egen regi, ett arbete en svensk kommun aldrig tidigare gjort själv. Den s.k. Österlenmodellen för samordning hade därmed tagits fram.

I år levereras 40 ton gods via terminalen varje vecka. Förutom livsmedel körs också kemtekniska produkter och kontorsmaterial ut via terminalen. För beställare som avropar livsmedel är leveransprecisionen påtagligt mycket bättre än tidigare. Man vet sånär som på en kvart när lastbilen skall komma på fasta leveransdagar mellan 1-3 gånger per vecka. Förutbestämda rutiner bidrar till en ökad planeringsmöjlighet för alla mottagare vilket kan ses som ett resurstillskott i verksamheten.

Fortsatt arbete pågår med att ansluta nya varugrupper som lämpar sig för att levereras via terminalen, Läromedel och lekmaterial står på tur. Utvecklingspotentialen ligger främst i att förbättra e-handelsflödet och att öka leveransprecisionen för varugrupper, som till skillnad från livsmedel har en oregelbunden beställarfrekvens.

Välkommen att kontakta mig!

christina.b.persson@ystad.se