Gemensam inköps- och upphandlingsfunktion med Tomelilla kommun

Kommunerna i sydöstra Skåne strävar hela tiden efter att hitta möjligheter till samarbete, för att vi tillsammans och på ett effektivt sätt ska kunna ta itu med gemensamma utmaningar. Nu tar vi nästa steg genom att etablera en gemensam inköps- och upphandlingsfunktion för Ystads och Tomelilla kommun.

Den 9 november 2023 undertecknades ett avtal mellan Ystads och Tomelilla kommun om en gemensam inköps- och upphandlingsfunktion. Målet med den gemensamma funktionen är att: 

• skapa en stabil och robust inköpsfunktion som täcker hela inköpskedjan. 
• upprätthålla specialistkompetens inom områden som e-handel, uppföljning av avtal och olika typer av upphandlingar. 
• stärka vår gemensamma marknadsposition, optimera inköpsprocesser och förbättra affärsvillkoren.
• bidra till utveckling genom att vi är tvärorganisatoriska och tvärfunktionella. Det möjliggör samarbeten, synergier och positiva förändringar. 

– Det finns mycket att lära mellan organisationerna. I arbetet med att ta fram avtalet har vi fått upplevelsen av Tomelilla kommun som en kompetent och engagerad beställarorganisation. Och vi är tacksamma för det förtroende de visat och gett oss. Avtalet gör det möjligt att lyfta vår samverkan till en helt ny nivå, säger Dan Kjellsson, tillförordnad kommundirektör i Ystads kommun.

Flera fördelar bidrar till effektivitet och utveckling

Rent organisatoriskt kommer den gemensamma funktionen att tillhöra Ystads kommun. Vi kommer att agera inköpscentral åt Tomelilla kommun, enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Det innebär bland annat att Ystads kommun ansvarar för upphandlingar, dynamiska inköpssystem, tecknar ramavtal, agerar inköpsstöd, ger råd och utbildar medarbetare – för båda kommunernas räkning. 

En av fördelarna med samarbetsavtalet är att vi kommer att kunna anställa mer nischade upphandlare och att vårt arbete mot kategoristyrda inköp får ny fart. Kategoristyrda inköp betyder att man delar in varor och tjänster som har likheter i kategorier. Då fokuserar man på respektive leverantörsmarknad och sparar därmed pengar.

Samverkansavtal med Simrishamn löper parallellt 

Vi har under 2023 bedrivit ett samarbete med Simrishamns kommun när det gäller inköp och upphandling, i form av ett samverkansavtal. Det kommer att löpa parallellt med det samarbetsavtal vi nu har undertecknat med Tomelilla.

Successiv uppbyggnad 

– I det första skedet ligger fokus på att etablera strukturer för att hantera och följa upp avtal på ett effektivt sätt. Vi kommer också att ta fram styr- och stöddokument för att klargöra inköpsprocesser och ansvarsområden. Därefter bygger vi upp vår samverkan successivt, säger Dan Kjellsson.