Behandling av personuppgifter

Ystad-Österlenregionens miljöförbund sparar och behandlar personuppgifter enligt gällande lagstiftning. Från 25 maj 2018 görs behandlingen enligt EU:s dataskyddsförordning (även kallad GDPR) och enligt Sveriges dataskyddslag.

Vilka personuppgifter vi sparar och behandlar varierar, beroende på situation. Detsamma gäller för hur länge uppgifterna sparas, syftet med behandlingen och den lagliga grunden för behandlingen. Nedan beskrivs de vanligaste situationerna och vad som gäller för dem.

I och med att vi behandlar dina personuppgifter, har du flera rättigheter. Dessa beskrivs närmare nedan. Dina rättigheter är desamma, oavsett syfte med och laglig grund för behandlingen. Du kan alltid vända dig till Miljöförbundet för att ställa frågor eller få hjälp att ta tillvara dina rättigheter.

Dina rättigheter

Personuppgiftsansvarig är Ystad-Österlenregionens miljöförbund med organisationsnummer 222000-2626. Du har rätt att få information om de uppgifter vi har om dig (så kallat registerutdrag). Du kan också kontakta oss om du vill få dina uppgifter rättade eller överförda, om du vill begära att vi begränsar behandlingen av dina uppgifter, för att göra invändningar om du tror att vi behandlat dina personuppgifter fel eller om du vill begära radering av dina uppgifter. Du kontaktar oss enklast via e-postadress exp@ystadosterlenmiljo.se, eller postadress Ystad-Österlenregionens miljöförbund, Gladanleden 2, 273 36 Tomelilla.

Behandling av dina personuppgifter när du kontaktar oss

Genom att du är i kontakt med Ystad-Österlenregionens miljöförbund, så tar vi del av vissa personuppgifter om dig. Ditt telefonnummer eller e-postadress sparas med automatik i loggar. Det du skickar med post eller e-post till oss, måste vi i många fall spara för att kunna hantera ditt ärende och följa annan lagstiftning, som Arkivlagen, Tryckfrihetsförordningen och Offentlighet- och sekretesslagen. Detsamma gäller när du lämnar uppgifter till oss per telefon eller vid personlig kontakt. Uppgifter som är av liten och kortvarig betydelse, raderas när de inte längre är aktuella. Andra uppgifter kan behöva sparas för all framtid.

Behandling av dina personuppgifter när vi handlägger ett ärende, där du är berörd

Miljöförbundet sparar och behandlar personuppgifter om dig. De vanligaste uppgifterna vi behandlar är namn, kontaktuppgifter, fastighetsbeteckning och personnummer. Beroende på ärende kan vi behöva behandla även andra uppgifter, till exempel uppgifter om en eventuell verksamhet, som du bedriver.

Syftet med att behandla dina personuppgifter är att vi ska kunna handlägga ditt ärende, eller ett ärende där du är berörd. Vi kommer också att behandla dina personuppgifter i enlighet med annan lagstiftning, som Arkivlagen, Tryckfrihetsförordningen och Offentlighet- och sekretesslagen.

Vi samlar i första hand in dina personuppgifter från dig själv, i samband med att du startar ett ärende hos oss. I vissa fall kan vi behöva hämta kompletterande information, exempelvis från nationella databaser, från andra myndigheter eller från allmänt tillgängliga källor. Utan dina personuppgifter, kan vi inte handlägga ditt ärende.

I vissa fall behandlar vi dina personuppgifter fast du inte själv startat något ärende hos oss. Det gör vi om du på något sätt är berörd av ett ärende, som startats av någon annan, om vi behöver informera dig eller fråga dig om något. I dessa fall hämtar vi oftast dina personuppgifter från nationella databaser eller allmänt tillgängliga källor.

Dina personuppgifter kan komma att delas med andra myndigheter och enskilda. Det kan till exempel vara om vi behöver informera eller fråga andra parter något om ditt ärende. Om du ska betala en avgift för handläggningen, delar vi dina personuppgifter med ekonomiavdelningen på Ystad kommun. Uppgifterna kan också komma att delas med leverantörer av datasystem (så kallade personuppgiftsbiträden) som vi använder för att kunna hantera ditt ärende. Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med en tredje part, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag. Däremot kommer vi aldrig att överföra dina uppgifter till ett land utanför EU.

Dina personuppgifter sparas och behandlas tills ditt ärende är avslutat hos oss. Miljöförbundet styrs av regler om allmänna handlingar. Under den tid vi handlägger ditt ärende eller det ärende där du är berörd, är den rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter ’uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning’.

För övrig behandling, som vi är skyldiga att göra enligt lag, är den rättsliga grunden ’rättslig förpliktelse’. Miljöförbundet måste följa regler i Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen och Arkivlagen. Dina uppgifter får sällan raderas och kan behöva sparas för all framtid.

Behandling av personuppgifter kopplade till verksamheter

Ystad-Österlenregionens miljöförbund har tillsynsansvar för många olika slags verksamheter. Vi sparar och behandlar uppgifter om sådana verksamheter. Uppgifterna inkluderar ofta personuppgifter. Vi kan till exempel behandla personuppgifter om dig om du är eller har varit ansvarig, kontaktperson, konsult eller ombud för en verksamhet.

De vanligaste uppgifterna vi behandlar är namn, kontaktuppgifter, fastighetsbeteckning och organisationsnummer eller personnummer. Vi behandlar också uppgifter om den verksamhet du är knuten till.

Syftet med att behandla dina personuppgifter är att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter som tillsynsmyndighet. Dina personuppgifter behandlas också i enlighet med annan lagstiftning, som miljöförbundet är skyldiga att följa.

Vanligtvis får vi personuppgifterna från verksamheten, till exempel i samband med att verksamheten lämnar in en anmälan eller registrering eller att vi kontaktar verksamheten för första gången. Vi kan också få uppgifter från någon annan, till exempel från en annan myndighet, eller själva samla in uppgifter, till exempel från nationella register eller allmänt tillgängliga källor.

Dina personuppgifter kan komma att delas med andra myndigheter, som länsstyrelsen och våra medlemskommuner, eller enskilda som kan vara berörda. Uppgifterna kan också komma att delas med leverantörer av datasystem (så kallade personuppgiftsbiträden) som vi använder för att kunna hantera ditt ärende. Om du är ansvarig för en verksamhet, som ska betala en tillsynsavgift, kan dina personuppgifter delas med ekonomiavdelningen på Ystad kommun. Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med en tredje part, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag. Däremot kommer vi aldrig att överföra dina uppgifter till ett land utanför EU.

Dina personuppgifter sparas och behandlas så länge de behövs för att miljöförbundet ska kunna sköta sitt uppdrag som tillsynsmyndighet för den aktuella verksamheten. För dessa behandlingar av dina personuppgifter, är den rättsliga grunden ’uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning’.

För övrig behandling, som vi är skyldiga att göra enligt lag, är den rättsliga grunden ’rättslig förpliktelse’. Miljöförbundet måste följa regler i Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen och Arkivlagen. Dina uppgifter får sällan raderas och kan behöva sparas för all framtid.

Publicerad 2018-10-22

Kundundersökning

Det är viktigt för miljöförbundet att erbjuda en bra service. Det ska vara enkelt att komma i kontakt med oss, handläggningen av ärenden ska vara snabb och enkel, och bemötandet ska kännetecknas av öppenhet och dialog. Vi har därför tagit hjälp av kundundersökningen INSIKT. Undersökningen ger svar på hur väl vi svarar upp mot dessa mål.

Du som är kund hos oss kan därför bli kontaktad via telefon eller mail, och bli ombedd att svara på en enkät gällande miljöförbundet och vårt bemötande, allt för att vi ska bli bättre!